Ratsinformationssystem

Herr Budde eröffnet die Sitzung um 19.00 Uhr und begrüßt die anwesenden Ratsmitglieder, den Samtgemeindebürgermeister, die Mitarbeiter/in der Samtgemeinde sowie die Presse. 

Herr Budde stellt fest, dass die Einladung form- und fristgerecht unter Mitteilung der Tagesordnung erfolgt ist. Die Ratsmitglieder Heidebroek und Richter fehlen entschuldigt. Die Beschlussfähigkeit des Samtgemeinderates ist gegeben. 

Die Tagesordnung wird festgestellt. 

Die Niederschrift wird einstimmig genehmigt. 

Herr Ralphs berichtet für den Fachbereich I.PostDie Deutsche Post hat wie angekündigt aufgrund von Geschäftsaufgabe Ihren Standort in Jerxheim zum 31.12.2021 aufgegeben.Seit Ende letzten Jahres hat hierzu intensiver Austausch mit der für die Eröffnung von Filialen zuständigen Tochterfirma der Post stattgefunden.Ein laufender Mietvertrag ist mittlerweile geschlossen, die bekannten Räumlichkeiten hinter dem Rathaus sollen wieder bezogen werden.Aufgrund von Ansprechpartnerwechsel bei der Post hat sich das Vorhaben wieder verschoben, wir werden bei Bekanntgabe eines Wiedereröffnungsdatums sofort informieren.AsylbewerberKurz vor Weihnachten sind der Samtgemeinde Heeseberg drei Asylbewerber zugeteilt worden, es handelt sich um eine Familie mit einem Kind.Gestern wurden erneut zwei Personen zugeteilt.Die Samtgemeinde hat insgesamt eine Quote von 14 Personen aufzunehmen, hierfür sind folgende Wohnungen angemietet, bzw. werden spätestens Anfang März angemietet:Söllingen, 4 Wohnungen, davon bereits eine belegt.Jerxheim, 2 Wohnungen, davon bereits eine belegt.Insgesamt erfolgt die Zuteilung kurzfristig und undurchsichtig koordiniert, angekündigte Personen kommen zu falschen Zeiten, oder gar nicht. Die Kommunikation erweist sich teilweise als kaum möglich.Digitalisierung SchuleNach langem Warten ist die Grundschule Heeseberg nun endlich seit der vergangenen Woche an das Breitbandnetz angeschlossen und kann mit schnellem Internet arbeiten.Im Zuge der interkommunalen Zusammenarbeit mit der Stadt Helmstedt wurden für die Digitalisierung (Notebooks, Smartboards, Drucker, Server, etc.) gut 160.000 € ausgegeben. Hiervon können 60.000 € über Fördermittel generiert werden.Kindergarten am HeesebergDen Fraktionen wird in den kommenden Tagen eine Übersicht über die aktuellen Belegungszahlen zugehen. Hinzu kommen die Zahlen der außerhalb betreuten Kinder, sowie Geburten und eine Einrechnung der durchschnittlichen Geburtenzahlen auf die einzelnen Orte bezogen.Hieraus müssen wir in den Fraktionen den weiteren Bedarf an Kindergarten, bzw. Krippengruppen ermitteln und in Fraktion und Fachausschüssen über Standorte sprechen.Nach einigen Verzögerungen ist die Eröffnung des Kindergartens in Jerxheim laut Aussage des DRK im März geplant. Die Entsprechenden Eltern werden zwecks der sogenannten „Umbelegungen“ zeitnah informiert, ein offizielles Eröffnungsdatum wird ebenfalls kommuniziert. CoronaNeben den ohnehin gültigen Regelungen bestehen in der Samtgemeinde Heeseberg im Moment zusätzliche Regelungen für die Nutzung der Sporthalle für den Vereinssport.Diese Regeln werden immer zeitnah angepasst und den Vereinen mitgeteilt, sowie durch Aushang publik gemacht.Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung teilen sich wo möglich in Teams auf und arbeiten abwechselnd wo möglich im Homeoffice. Der Zutritt zum Rathaus ist im Moment mit der 3G-Regel und dem gezielten Vereinbaren von Terminen geregelt. Auch hier laufen bereits erste Überlegungen nach dem Wegfall von entsprechenden Vorgaben die Öffnungszeiten und Terminvereinbarungsregeln etwas zu ändern. Gleichzeitig muss der Geschäftsbetrieb aber auch bei Ausfällen gesichert sein.Für die Kameradinnen und Kameraden der Feuerwehren greift zurzeit eine Dienstanweisung mit strengen Regeln, diese macht es ehrlich gesagt im Moment unmöglich einen Präsenzübungsdienst durchzuführen. Die groben Regeln der Dienstanweisung sind Landkreisweit abgestimmt und werden schnellstmöglich entschärft.Die Impfaktionen in Jerxheim waren beide überdurchschnittlich gut besucht, am 29.12.2021 konnten 400 Impfungen verabreicht werden. Am 28.01. wurden noch einmal 100 Personen geimpft.Das Testzentrum der Samtgemeinde Heeseberg in Jerxheim wird gut angenommen. Nach einer Testphase wurde seitens der privaten Betreiberin nun die Laufzeit bis Ende März verlängert.EhrenamtIm Jahr 2022 findet wieder der Zensus statt. Für die Durchführung der Befragung werden noch Interviewerinnen und Interviewer gesucht. Grundsätzlich handelt es sich um ein Ehrenamt, eine Vergütung bis zu 700 € ist aber je nach erfolgten Interviews möglich.Der Befragungszeitraum erstreckt sich über 12 Wochen ab dem 16.05., jeder Interviewer/in bekommt hierzu ca. 100 zufällig ausgesuchte Adressen zur Abarbeitung.Interessenten werden seitens des Landkreises in einer eintägigen Schulung geschult, bei Fragen und Interesse kann sich auch an die Samtgemeindeverwaltung gewendet werden.Ende 2022 finden turnusgemäß die Benennungen der Schiedsleute statt. Der erste Schiedsmann hat bereits signalisiert dieses Amt weiterhin ausführen zu wollen.Die Stellvertretung ist neu zu besetzen, Interessenten können sich in der Samtgemeindeverwaltung oder bei unserem Schiedsmann Herrn Rainer Exel melden.Material und Lehrgänge für diese Position werden gestellt.JugendarbeitEin entsprechendes Konzept zur Jugendarbeit liegt wie in der letzten Ausschusssitzung vereinbart jetzt zur ersten Vorstellung vor.Die einberufene Sitzung musste aufgrund von positiven Coronafällen abgesagt werden, ein neuer Termin wird jetzt gesucht und angesetzt.Am morgigen Tag bin ich von meinem Amtskollegen hierzu zu einem Termin in der Gemeinde Huy geladen, leider muss auch dieser Corona bedingt in einem sehr kleinen Kreis stattfinden. Hier wird die Arbeit des Jucendclubs in Pabstorf vorgestellt.Einen weiteren Termin wird es bei der Stadt Wolfsburg geben, hier hat mir der Bundestagsabgeordnete Falko Mohrs in einem Vorabgespräch die Vorstellung einiger Projekte und Abläufe der Wolfsburger Jugendarbeit zugesichert.Da wir uns diesem Thema gezielt und intensiver zuwenden wollen und müssen, sollten wir uns auch die Konzepte anderer Kommunen anschauen und für uns versuchen das Beste zu erreichen.Geopfad HeesebergZum Geopfad auf dem Heeseberg haben wir eine Begehung mit dem Umweltamt gemacht.Hierbei wurden Maßnahmen zum Freischneiden am und entlang des Geopfades vereinbart.Insgesamt stehen für die Ertüchtigung und Digitalisierung des Geopfades 28.000 € Fördermittel zur Verfügung.Eine weitere Begehung habe ich bei einem Gespräch in der Geschäftsstelle des Geoparks als Träger vereinbart. Diese wird mit den beteiligten Akteuren von Forst und allen auf dem Heeseberg pflegenden durchgeführt. Ziel ist nicht nur die Ertüchtigung und Digitalisierung, sondern auch die nachhaltige Pflege und das Lenken von Besucherströmen auf dem Heeseberg.WahlenAm 9. Oktober finden die nächsten Landtagswahlen in Niedersachsen statt, hierfür hat es unter der Berücksichtigung von einzuhaltenden Quoten bei Wahlberechtigten folgende Vorschläge an die Gemeinden gegeben:Gemeinde Beierstedt: 1 WahllokalGemeinde Gevensleben: 1 Wahllokal (Gevensleben)Gemeinde Jerxheim: 1 WahllokalGemeinde Söllingen: 2 Wahllokale (Söllingen, Ingeleben)Antrag der SPDDie Fraktion der SPD hat zur Sitzung im Juni 2021 einen Antrag zur Aufwandsentschädigungssatzung gestellt, dieser wurde auf der Sitzung an die Fraktionen zur Beratung verwiesen. Mit folgendem Zeitplan und um nun der Geschäftsordnung genüge zu tragen, würde ich diesen Antrag wieder auf die Tagesordnungen nehmen:30.03. – Termin für Rückläufer zum Entwurf12.04. – Beratung im Samtgemeindeausschuss24.05. – Beschluss im SamtgemeinderatNiedersächsischer Städte- und GemeindebundAuf der letzten Kreismitgliederversammlung im Januar wurde Andreas Busch (Lehre) zum Vorsitzenden gewählt, Rüdiger Fricke (Velpke) als Stellvertreter. Thomas Bode bleibt Kreisgeschäftsführer.Von den HVB’s des Landkreises sind Gero Janze (Grasleben) und auch ich in den Vorstand als Beisitzer gewählt.BundeswehrDie Bundeswehr hat mit einem entsprechenden Fenster auf der Landkarte um Veröffentlichung einer Übung gebeten. Diese Übung der Landstreitkräfte findet unter dem Namen „Schaufenster“ mit ca. 152 Fahrzeugen und ca. 600 Soldaten und Soldatinnen vom 18.03. bis 24.06., statt.Der Bereich der Samtgemeinde Heeseberg befindet sich am Rande des Übungsbereiches.Homepage der SamtgemeindeDie neue Homepage der Samtgemeinde soll in Kürze online gehen, hier finden sich dann auch Informationen der Mitgliedsgemeinden wieder.Auf der Seite wird es unter anderem einen Schadensmelder geben, hier können von allen Bürgerinnen und Bürgern entsprechende Schäden und Mängel zielgerichtet gemeldet werden.Flankiert wird die Homepage später von Auftritten der SG Heeseberg in den sozialen Medien.OsterfeuerDie Runde der HVB wird nicht wie in den vorherigen Jahren ein generelles Verbot von Osterfeuern aussprechen. Das Durchführen von Osterfeuern soll von den Verwaltungen genehmigt werden und muss unter Einhaltung der jetzt noch nicht absehbaren Regeln durchgeführt werden.FeuerwehrDer für die Erstellung des Brandschutzkonzeptes erfolgreich einberufene Arbeitskreis Feuerwehr hat am 10.01. seine Arbeit wieder aufgenommen und ist mit einem Sachstandsbericht und Statistiken in die Arbeit gestartet.Nach Aktualisierung aller Daten und Fakten, wurde in einem zweiten Treffen ein Vorschlag zur weiteren Umsetzung des Bedarfsplanes in Bezug auf Fahrzeuge und Neubauten erstellt.Dieser Vorschlag wird aktuell von den Fraktionen besprochen und soll zeitnah den Ortsbrandmeistern vorgestellt werden.Die endgültige Beratung startet anschließend im entsprechenden Ausschuss.Ende des Jahres konnte der neue MTW für den Standort Mitte in den Einsatzdienst gestellt werden, hierfür konnte das TSF der Feuerwehr Mitte (ehemals Beierstedt) nach nun erfolgter Abmeldung und Abrüstung auf der Auktionsplattform angeboten werden. Aktuell liegt das Höchstgebot bei noch knapp 8 verbleibenden Tagen bei gut 4.800 €.Das ehemalige TSF der Feuerwehr Twieflingen konnte Ende des Jahres auf derselben Plattform für knapp 10.000 € veräußert werden.Die Beladepläne für die bestellten HLF für die Standorte Süd und Nord sind seitens der Verwaltung fertiggestellt und übergeben. Zum aktuellen Zeitpunkt ist noch kein Abruf des Fahrgestells der Firma MAN durch Rosenbauer erfolgt. Wenn dieser Abruf erfolgt ist, können wir ein ca. Auslieferdatum nennen.Im Zuge der Zusammenlegungen der Feuerwehrstandorte, sind mittlerweile auch die Fahrzeuge entsprechend umfoliert und erbringen ihren Dienst im einheitlichen Layout der Feuerwehr der Samtgemeinde Heeseberg.Auf Anfrage der Grundschule habe ich (trotz aktueller Dienstanweisung) eine Genehmigung für die Brandschutzerziehung erteilt. Diese soll Ende März stattfinden. Der Standort Süd kümmert sich um die Ausgestaltung.Ebenfalls werden im März die Ortsbrandmeister und Stellvertreter zum Thema Verwaltungsvollzug geschult, Ziel ist das eigenverantwortliche Handeln in entsprechenden Verwaltungsfragen im Einsatz.  Herr Fredrich berichtet für den Fachbereich II. Aufnahme eines InvestitionsdarlehensAuch im Haushaltsjahr 2021 musste die SG Heeseberg ein langfristiges Darlehenaufnehmen, um die getätigten Investitionen zu finanzieren.Die Ausschreibung erfolgte digital auf der Plattform komuno und parallel über denFinanzdienstleister CC Gesellschaft für Geld- und Devisenhandel mbH.Angebote gaben die HeLaBa (0,64 % fest bis LZE), die NORD/LB (0,92 % fest bisLZE) und die DKB AG (0,49 % zzgl. Courtage 0,01 % für CC) ab.Den Zuschlag im Ausschreibungsverfahren erhielt entsprechend die DKB AG zu denfolgenden Konditionen:Ratendarlehen i. H. v. 3,3 Mio Euro (Anteil SG 2.526.711 Euro), vierteljährlicheTilgung zu Raten à 27.500 Euro (Anteil SG 21.055,92 Euro).Zinssatz 0,49 % über die Gesamtlaufzeit von 30 Jahren.Bedarfszuweisungen, Zielvereinbarung und Antrag 2022Finanzielle Beteiligung von Kommunen an Windenergieanlagen (§ 36k EEG):Anerkennung der Erträge als Konsolidierungsmaßnahme, Aufnahme imJahresbericht 2022. Ggf. zusätzlich noch leichte Erhöhung der Hebesätze derRealsteuern notwendig.Antrag 2022 kann gestellt werden, ist bereits in Bearbeitung.PersonalangelegenheitenSeit dem 14.02.2022 befindet sich Frau Kaminsky wieder im Dienst, zunächst ineiner zweiwöchigen Wiedereingliederung und ab dem 01.03.2022 wieder zu Ihremgewohnten Stundenanteil von 25 Stunden / Woche. Herr Kaminsky berichtet für den Fachbereich III. LeichtathletikanlageDie Ausschreibung ist erfolgt und wurde submittiert. Wie im Ausschuss berichtet, sind wir von einer Kostenschätzung in Höhe aktuell 604.234,97 € brutto ausgegangen. Bei einer Überschreitung dieses Betrages wäre eine Aufhebung der Ausschreibung gemäß der Regelungen des § 17 VOB möglich gewesen. Das Angebot des günstigsten wertbaren Bieters beträgt  581.090,20 € brutto und liegt somit 23.144,77 € unter der Kostenschätzung. Mit einem Baubeginn ist ab der 10.KW zu rechnen. BreitbandHTP ist nunmehr soweit in der Planung fortgeschritten, dass die Bauarbeiten in den Gemeinden Gevensleben (Ort), Beierstedt, und Söllingen(Ort) begonnen wurden. Eine entsprechende Pressemitteilung ist erfolgt. Der Ausbau für die Ortschaften Jerxheim und Twieflingen wird vorangetrieben. Radweg DedelebenDer eingereichte Förderantrag wurde vom Bundesamt für Güterverkehr abgelehnt. Gleichzeitig erfolgte im Ablehnungsbescheid der Hinweis auf weitere Fördertöpfe die ggf. eine Förderung zumindest zu 90 % ermöglichen könnten. Eine einfache Weiterführung des Antrages ist auf Bundesebene leider nicht vorgesehen. Jeder Antrag muss separat vorbreitet und bei der jeweils zuständigen Institution eingereicht werden. Gleichzeitig hat sich die Situation in Sachsen/Anhalt dahingehend entwickelt, dass für die Fortführung des Weges bis zum „Großen Graben“ inklusive der Finanzierung der Brücke Fördermittel aus Sachsen/Anhalt zugesagt sind. Diese stehen jedoch unter der Voraussetzung, dass auf unserer Seite eine Fortsetzung des Weges garantiert wird. Derzeit wird versucht auf Bundesebene doch eine Förderung herbeizuführen. Gleichzeitig werden von hier aus Gespräche mit dem Landkreis und der NLSTBV geplant. Grundschule HeesebergDie Arbeiten zur Umsetzung der brandschutztechnischen Sanierung und Digitalisierung sind weitestgehend abgeschlossen. Lediglich im Außenbereich der Grundschule sind noch Restarbeiten (insbesondere auf den Nachbargrundstücken) zu erledigen. Die jeweiligen Schlussabnahmen stehen kurz bevor. Das finale Ende der Baumaßnahme wird noch bekanntgegeben. Kurz vor Umsetzung steht die weitere Entwicklung im Hinblick auf die Umsetzung des Rechtsanspruchs auf Ganztagsbetreuung. Hierfür ist ein Planungswettbewerb zur Sanierung/Erneuerung der Turnhalle und Schaffung von zusätzlich benötigten ca. 700 m² Raum in der Vorbereitung. Ziel ist es, die Fördermittel von Bund und Land für eine moderne Grundschule in pädagogischer und baulicher Hinsicht zu nutzen. Hierfür setzen sich derzeit alle Fraktionen im Rat bei ihren Landtagsabgeordneten ein. Ein zeitnaher Termin mit diesen ist in Vorbereitung. Rathaus/DGHAm 13.01.22 wurden dem Rat der Gemeinde Jerxheim die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie zur Sanierung und Erweiterung des Rathauses vorgestellt. Veranlasst wurde diese, von der Firma Kuhn und Partner durchgeführte Studie, im Jahre 2020 nachdem klar war, dass schwerwiegende brandschutztechnische Mängel und eine absolut marode Elektroinstallation einen Weiterbetrieb ohne Sanierung unmöglich machen. Die Studie entwickelte aus einer Bestandsaufnahme zwei Varianten zu einer möglichen Sanierung. Die etwas einfachere Variante belief sich 12/2020 auf ca. 1,8 MIO EURO. Die umfassendere Variante lag bei ca. 3,2 MIO EURO. Zum jetzigen Zeitpunkt ist aufgrund von bekannten Preissteigerungen am gesamten Markt und der Berücksichtigung von „Überraschungen“ im Bestandsgebäude davon auszugehen, dass die Sanierung wenigstens 2,5 MIO bzw. über 4 MIO EURO an Baukosten verursachen würde. Planungskosten und der notwenige Umzug der Verwaltung sind hierbei noch nicht berücksichtigt und würden ebenfalls im siebenstelligen Bereich anzusiedeln sein. Nach derzeitigem Kenntnisstand geht die Verwaltung davon aus, dass die Gemeinde Jerxheim noch im März dieses Jahres den Mietvertrag mit der Samtgemeinde auflösen wird, da die anstehenden Maßnahmen die finanzielle Leistungsfähigkeit der Gemeinde übersteigen.  In Vorbereitung auf diesen Umstand und um den gesetzlich vorgeschriebenen Wirtschaftlichkeitsvergleich nach § 12 I KomHKVO durchführen zu können, hat die Verwaltung einen kompetenten Partner zur Berechnung und Durchführung dieses Wirtschaftlichkeitsvergleiches gesucht. Prämisse war ein kompetentes Beraterunternehmen mit Erfahrungen im kommunalen Bau welches im Rahmen eines Beratervertrages verpflichtet werden sollte. Nach Hinweisen der niedersächsischen N Bank sind wir auf die Gesellschaft Partner für Deutschland gestoßen und haben einen Gesprächstermin vereinbart. Bei der Gesellschaft handelt es sich um ein Unternehmen, welches ausschließlich für die öffentliche Hand tätig wird und vom BUND für ebendiese Zwecke gegründet wurde. Neben exzellenten Bewertungen bei Projekten dieser Art ist insbesondere die Möglichkeit einer Inhouse Vergabe aus Zeitgründen für uns ein absoluter Pluspunkt. Hierfür sind für 400 € plus Notarkosten Anteile an der Gesellschaft zu erwerben. Vergleichbar ist dies mit der Vereinsmitgliedschaft bei der Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement bei der wir ebenfalls Mitglied sind. Ziel ist es, im 2. Halbjahr den Projektbeginn zu ermöglichen. Hauptaufgabe neben der Bewertung der klassischen Bautätigkeit, ist die Betrachtung wirtschaftlicher Vorteile einer öffentlich privaten Partnerschaft. Diese böte bei positiver Bewertung die Möglichkeit, das gesamte Projekt über einen privaten Anbieter zu organisieren und den eigenen Haushalt nicht mit dem Neubau als Eigentum zu belasten. Darüber hinaus ist es vorgesehen, parallel zur Planung des Neubaus, die erbetene Personalbedarfsbemessung innerhalb dieses Projektes zu betreiben. Die von uns aus zur effizienten Aufgabenerledigung als zwingend notwendig betrachtete Maßnahme bietet im Rahmen der Neubauplanung ein Höchstmaß an Sicherheit den Neubau weder zu groß noch zu klein zu planen. Weiterhin ergeben sich aus dieser Gleichzeitigkeit Zeitgewinne da sowohl im Projekt „Neubaubewertung“ als auch bei der Personalplanung alle Fachbereiche betroffen sind. Die Berücksichtigung der Belange der Digitalisierung (insbesondere des OZG) wird ebenfalls als genauso zwingend wie selbstverständlich erachtet. Die zu einem späteren Zeitpunkt notwendigen Beschlüsse werden vorbereitet. Aus Sicht der Verwaltung benötigen wir schon zum jetzigen Zeitpunkt Hilfe aus der Politik und den Gemeinden um die Art und Gestaltung des Neubaus und den Standort gemeinsam festzulegen. Da wir aufgrund der Schwere der Mängel im jetzigen Bestand keine weiteren Zeitverluste hinnehmen sollten, ist dies zur Vorbereitung aller weiteren Schritte, der zwingend notwendige nächste Schwerpunkt.

Es haben bislang keine Ausschusssitzungen stattgefunden.

Bodo Schönian fragt nach den Sachständen der Kindertagesstätten in Gevensleben und Ingeleben. Herr Budde erklärt, dass es hierzu noch keine Entscheidung des Rates gibt. 

Der Samtgemeinderat beschließt einstimmig:

Herr Budde verließt den Beschlussvorschlag. Es gibt keine Wortmeldungen zu dem Tagesordnungspunkt. 

Herr Budde stellt den Zeitstrahl zur Aufholung der Jahresabschlüsse der Samtgemeinde und der Mitgliedsgemeinden vor. Bis zum Jahr 2028 soll die Aufholung der Jahresabschlüsse abgeschlossen sein. 

Herr Budde gibt das Wort an Kai Fredrich. Herr Fredrich erklärt das Frau Beidokat als neue Leitung des RPA mitgeteilt hat das der vorliegend Bericht der letzte in dieser Form sein wird. In Zukunft wird dies im Prüfbericht selbst stehen. Für die Samtgemeinde und die Mitgliedsgemeinden sind 40 Abschlüsse offen, wir liegen somit im Mittelfeld im Landkreis Helmstedt.

Ferner erklärt Herr Fredrich dass die Prüfungen verschlankt wurden und damit eine schnellere Abarbeitung gewährleistet werden kann. Die fehlenden Jahresabschlüsse liegen bereits vor, es fehlt nur an den jeweiligen Berichten.

Herr Johns fragt nach warum der „schwarze Peter“ in Bezug auf die fehlenden Jahresabschlüsse immer zwischen dem Landkreis und der Samtgemeinde hin und her geschoben wird.

Herr Fredrich erklärt, dass es seit kurzem eine neue Leiterin des RPA gibt. Durch das Verschlanken der Prüfungen wird es in Zukunft zu einer schnelleren Abarbeitung kommen.

Herr Siemann meldet sich zu Wort. Er ist verwundert über das Schreiben des Landkreises, insbesondere über den Passus zur Aufstockung des Personalstandes zur Aufholung der fehlenden Jahresabschlüsse.

Herr Fredrich erklärt, dass keine derartige Personalaufstockung geplant ist.

Der Samtgemeinderat beschließt einstimmig die Einführung des Ratsinformationssystems der Stadt Helmstedt.

Herr Budde erläutert die Vorlage und verließt den Beschlussvorschlag.

Der Verwaltung wurden des Ratsinformation der Stadt Helmstedt, sowie das Ratsinformationssystem der KDO umfänglich vorgestellt und die entsprechenden Angebote vorgelegt.

Das Ratsinformationssystem der Stadt Helmstedt (in Zusammenarbeit mit der Firma Ideengeist web solutions) verfügt über einen einfachen Aufbau (auf diesem System baut auch die neue Homepage der Samtgemeinde Heeseberg auf) und bietet alle notwendigen Möglichkeiten, die zur Zeit in der Gremienarbeit benötigt werden. Das RIS der Stadt Helmstedt wird bereits vom Landkreis Helmstedt und weiteren kreisangehörigen Kommunen genutzt.

Das Ratsinformationssystem der KDO „Session“ ist im Vergleich deutlich umfangreicher. Es bietet mehr Möglichkeiten, die aber vor allem auf die Ratsarbeit von Großstädten ausgelegt zu sein scheint.

Zur Nutzung des Ratsinformationssystems ist die Anschaffung von IOS Geräte notwendig, da es sich bei der Anwendung um ein rein webbasiertes Programm für IOS Endgeräte handelt.

Die Kosten für die Anschaffung der Geräte belaufen sich auf einmalig ca. 500 € pro Gerät. Eine Nutzungsvereinbarung zwischen der Samtgemeinde und den Nutzern wird separat geschlossen. 

Herr Johns ergänzt, dass durch das Ratsinformationssystem auch den Bürgerinnen und Bürgern mehr Informationen zur Verfügung stehen werden.

Herr Maushake erklärt, dass die Gruppe CDU/WGH nach Absprache für die Einführung des RIS ist.

Herr Johns erklärt, dass die Gruppe UWG/SPD ebenfalls für die Einführung ist. 

Der Samtgemeinderat beschließt einstimmig mit einer Enthaltung die Durchführung einer Organisationsuntersuchung zur Personalbemessung der Verwaltung, des Bauhofes sowie des Abwasserbereiches durch eine externe Firma.

Der Samtgemeindebürgermeister erklärt, dass die Vorlage veraltet ist und verweist auf den Bericht von Herrn Kaminsky. Partner für Deutschland würde im Zuge der Rathausplanung eine derartige Untersuchung beinhalten.

Herr Budde erläutert die Vorlage der Verwaltung und verließt den Beschlussvorschlag.

Herr Johns erklärt, dass sich die Gruppe UWG/SPD intensiv mit dem Thema beschäftigt hat. Die Arbeitsabläufe und die Personalstruktur soll untersucht werden.

Herr Siemann fragt nach ob die Verwaltung kurz den Ablauf skizzieren kann. Herr Kaminsky erklärt, dass die aktuelle Situation den Sachverhalt verändert hat. Partner für Deutschland zufällig ins Spiel gekommen, da die Gesellschaft eigentlich nur für den Bau des Rathauses herangezogen wurde. Für die Gesellschaft Partner für Deutschland gehören die Punkte Bau Rathaus, Personalbedarfsplanung und Digitalisierung zusammen. Der Start soll im 2. Halbjahr 2022 erfolgen.

Herr Hochgrebe fragt was eine Personalbemessung konkret beinhaltet. Herr Kaminsky erklärt, dass der benötigte Bedarf zur ordnungsgemäßen Abarbeiten aller Aufgaben ermittelt wird.

Herr Bräuer erklärt, dass er eine Personalbemessung nicht als sinnvolles Instrument für die Samtgemeinde sieht. Er vertritt die Auffassung dass der Samtgemeindebürgermeister gezielt Personal einstellen sollte. Geld für eine Personalbedarfsplanung auszugeben ist seiner Meinung nach nicht zielführend.

Herr Ralphs erklärt, dass die die Gesellschaft Partner für Deutschland das große Ganze betrachtet. Dazu gehören unter anderem: Mitarbeitergespräche und Stellenbeschreibungen.

Herr Weihe merkt an, dass die Politik bereits vor Jahren kritisiert hat, dass die Mitarbeiter/innen ihren Stellenbeschreibungen selbst verfasst haben. Er befürwortet eine Organisationsuntersuchung.

Der Samtgemeinderat beschließt einstimmig die Spende der Biogas-Stiftung in Höhe von 3.000,00 € anzunehmen.

Herr Budde verließt die Vorlage. Die Heeseberg-Biogas-Stiftung hat einen Betrag von 3.000,00 Euro zweckgebunden für die Anschaffung einer Wettkampfbahn für die Freiwilligen Feuerwehren der Samtgemeinde Heeseberg gespendet.  

Herr Krull fragt nach wie mit dem Ergebnis der Organisationsuntersuchung umgegangen werden wird. Herr Budde erklärt, dass es sich bei der Umsetzung um eine politische Entscheidung handeln wird. Das Ergebnis muss besprochen werden und im Anschluss daran eine Entscheidung getroffen werden.

Herr Schönian fragt nach wie er sich das Ratsinformationssystem vorstellen kann. Werden den Ratsmitgliedern entsprechende Endgeräte zur Verfügung gestellt?

Herr Ralphs erklärt, dass Endgeräte durch die Samtgemeinde zur Verfügung gestellt werden. Das RIS ist ein webbasiertes Programm. Es besteht die Möglichkeit Dateien vorab auf dem Gerät zu speichern, falls in einem Tagungsraum kein Internet zur Verfügung steht.

Herr Bräuer meldet sich zu Wort und möchte dass der ausgefallene Termin des Jugend- und Sportausschusses so schnell wie möglich nachgeholt wird.

Herr Ralphs erklärt, dass dies bereits mit dem Ausschussvorsitzenden besprochen ist. Sobald dieser wieder gesund ist, wird ein neuer Sitzungstermin festgelegt.

Herr Budde schließt die Sitzung um 20.20 Uhr.