Ratsinformationssystem

Herr Siemann eröffnet die Sitzung um 18:05 Uhr und begrüßt die Anwesenden.

Er stellt fest, dass zu der Sitzung ordnungsgemäß geladen wurde und der Ausschuss mit 3 anwesenden Mitgliedern beschlussfähig ist. 

Die Tagesordnung wird gemäß Einladung einstimmig festgestellt.

Die Niederschrift über die Sitzung vom 05.10.2023 wird einstimmig genehmigt.

Herr Siemann erklärt, dass der Ausschussvorsitzende nicht anwesend ist. 

Herr Siemann hat keine Themen für den Bericht.

Herr Siemann übergibt das Wort an Herrn Meier.

Herr Meier berichtet:

Digitalisierung:

Grundsätzlich ist die Digitalisierung aufgrund der vorhandenen Netzwerktechnik und den räumlichen Einschränkungen problematisch.

Es müssen Scan-Arbeitsplätze für den Posteingang und die Archivierung eingerichtet werden und datenschutzrechtliche Belange können auch jetzt schon nicht eingehalten werden (Serverschrank in der Teeküche, Kopierer als Massendrucker im Flur, etc.).

Das Dokumenten-Management-System wird vorangetrieben, Aktenplan und Zugriffsberechtigungen sind erstellt.

Kommune 365 wurde bei der KDO beauftragt, die Kick-Off-Veranstaltung wurde durchgeführt. Als Basis für diesen „Zuständigkeitsfinder/Wegweiser“ für die Bürger wird derzeit das Serviceportal Niedersachsen (Bürger- und Unternehmensservice BUS) aktualisiert.

Aufgrund der vielen anzupassenden Leistungen und der umfangreichen personellen Wechsel in der Verwaltung ist diese Aktualisierung etwas umfangreicher.

Die Daten des BUS sind die Basis für Kommune 365, so dass hier Priorität bei der Aktualisierung gefordert ist.

Im Bürgerbüro wurde die VOIS-Gebührenkasse (VOIS ist die Plattform für Fachanwendungen im Bürgerbüro) eingeführt, so dass die Zahlungen direkt vom Fachverfahren (GESO Gewerbesystem, MESO Einwohnermeldesystem) direkt übernommen werden.

Freigabe und Abschlüsse werden von Frau Körner im Meldeamt bearbeitet. Hier wird auch die Zahlung faktisch vorgenommen (bar, ec-Karte, Kreditkarte). Alternativ kann auch per Rechnung gezahlt werden.

Leistungen des Bürgerbüros ohne Fachverfahren (Fischereischeine, Lagerfeuergenehmigungen, Gaststättenerlaubnisse, etc.) werden vom jeweiligen Sachbearbeiter in der GEKA (Gebührenkasse) eingetragen und an das Meldeamt digital übergeben. Vorher wurde dies telefonisch übermittelt oder mit dem Bürger in das Meldeamt gegangen.

Hinweis der Fachbereichsleitung III:

Wie schon korrekt festgestellt, lassen die derzeit vorhandenen räumlichen und technischen Gegebenheiten eine erfolgreiche Umstellung auf einen digitalen Workflow nicht zu. Eine teilweise Umstellung (außerhalb der von außen gesteuerten Fachverfahren) ist nur unter der Inkaufnahme von Provisorien möglich. Hierfür Ressourcen in Anspruch zu nehmen ist aus Sicht des FB III weder wirtschaftlich noch sinnvoll. Als praktikabler Lösungsansatz, der sowohl wirtschaftlich als auch organisatorisch am sinnvollsten erscheint, sollte der Neubau des Rathauses als Zielkorridor für die Umstellung des Workflows angestrebt werden. Das vorliegende Raumprogramm hat die bekannten (und darüber hinaus auch die als höchstwahrscheinlich angenommenen Voraussetzungen) der Digitalisierung bereits in den Planungen berücksichtigt. Dies befähigt uns, im Zuge der Realisierung der Maßnahme eine Struktur vorzubereiten und diese mit Einzug auch einzunehmen. Provisorien und damit mehrfache Erledigung von Aufgaben und damit einhergehende Änderungen werden weitestgehend vermieden. Ausgenommen hiervon sind lediglich zwingende gesetzlich vorgegebene Maßnahmen innerhalb der Fachverfahren (z.B. Passfoto Einwohnermeldeamt).

Fragen zum Bericht und an die Verwaltung:

Herr Unrau fragt an, ob die Rechnungen der Samtgemeinde als Mail an die Bürger versendet werden können. Herr Meier erklärt hierzu, dass dies derzeit noch nicht möglich ist und zukünftig als Versand über eine sichere Verbindung (Beispiel: BundID) denkbar wäre.

Herr Unrau fragt weiterhin an, ob die eingerichteten Scan-Arbeitsplätze der digitalen Erfassung der archivierten Vorgänge dienen sollen. Herr Meier erklärt, dass die Scan-Arbeitsplätze zunächst zur digitalen Erfassung der in Papierform eingehenden Post dienen. Für die Digitalisierung der archivierten Papierakten gibt es Scanstrategien laut Aktenplan. Hier sind Archivierungsdauer und Möglichkeit der Digitalisierung festgelegt. Teilweise müssen Akten noch in Papierform oder auch hybrid vorgehalten werden (z. B. Personenstandsurkunden). Auch die Einführung von Stichtagen, bis wann Akten sinnvollerweise digitalisiert werden müssen und welche Akten bis zum Auslauf der Aufbewahrungsfrist weiter physisch archiviert bleiben.

Herr Siemann weist darauf hin, dass Mittel zur Errichtung einer Photovoltaikanlage auf dem Kläranlagen/Bauhofgelände veranschlagt wurden. Aus Kapazitätsgründen in der Verwaltung wird diese augenscheinlich rentable Investition jedoch nicht durchgeführt. Der Ausschuss spricht sich einstimmig dafür aus, die Installation der Photovoltaikanlage weiterhin mit Priorität zu betrachten und baldigst durchzuführen. Nötigenfalls sollen die Mittel übertragen werden.

Abschließend fragt Herr Siemann an, ob dem Hinweis aus dem letzten Protokoll folgend eine Ladestation für E-Autos in Söllingen installiert wurde. Dies ist nicht der Fall.

Einwohner sind nicht anwesend.

Herr Siemann weist darauf hin, dass die Sitzungsmappe für die Ratssitzung der Gemeinde Söllingen am 17.06.2024 im Ratsinformationssystem nicht heruntergeladen werden konnte. 

Er regt an, bei der Einladung zu Sitzungen im Ratsinformationssystem die Niederschrift der letzten Sitzung des jeweiligen Gremiums mit zu hinterlegen. Herr Meier wird hier die Möglichkeiten klären und einrichten.

Anmerkung der Verwaltung: Die Niederschriften werden zukünftig direkt unter dem Tagesordnungspunkt hinterlegt und die Gremienbetreuer wurden informiert.

Nach einer kurzen Diskussion spricht sich der Ausschuss einstimmig dafür aus, die nächste Sitzung des DEUZ nach Bedarf zu terminieren. Eine Haushaltssitzung des DEUZ erscheint entbehrlich. Voraussichtlich sollte die nächste Sitzung nach Vorliegen von Ergebnissen der Kommunalen Wärmeplanung im Frühjahr 2025 erfolgen.

Herr Siemann schließt die Sitzung um 18:35 Uhr und bedankt sich bei den Anwesenden.